Los fondos documentales de la administración local tienen un perfil claramente definido, en lo que se refiere a sus tipologías. Éstas responden a la estructura orgánico-funcional del organismo productor, en nuestro caso, un ayuntamiento. Asimismo, esa estructura orgánico-funcional se deriva de la organización de la que se dota la administración local para cumplir sus fines, que no son otros que la gestión de los asuntos locales para mejorar la calidad de vida de los suyos ciudadanos.

Por tanto, encontramos, en un cuadro de fondo municipal una división, que se estructura en Secciones y Series, algunas de las cuales son muy estables a lo largo de la historia, mientras que otras son de corta vida. En el primer caso podemos encontrar tipologías como las actas municipales, que recogen las deliberaciones de los principales órganos de gobierno: Consejo de la Villa, ayuntamiento del Antiguo Régimen, ayuntamientos constitucionales, de la Restauración, de las dictaduras, democráticos, Comisiones Municipales Permanentes , de Gobierno o Juntas de Gobierno, o el Pleno de las Corporaciones. Diferentes nombres pero idénticas series, muy continuadas en el tiempo, porque han sido y son los instrumentos con los que las instituciones municipales han gobernado política, jurídica y legalmente. O aquéllas referidas al gobierno económico de la misma institución: aquellas partidas destinadas a ingresos y gastos, y que gestionan la misma práctica administrativa: ingresar a través de impuestos u otros instrumentos y pagar. Propios y Arbitrios, Ingresos y Gastos, Presupuestos, etc. Igualmente, distintos nombres para la misma práctica.
Otras series documentales han durado en el tiempo, pero el cambio de realidades políticas, económicas y administrativas las han liquidado: documentación de época foral relativa a Racionales, Escritores de Sala, Clavarios, Mostazafía, Justicias, Corregimientos, etc. Hay series que apenas han durado unos años, porque el mandatario de turno ha creado oficinas o departamentos que el mandatario sucesor ha eliminado. Estas tipologías se conocen en archivística como series cerradas.

Como puede comprobarse, el movimiento de documentos y, por extensión, de la información de tipo municipal, es muy dinámico en el tiempo, a diferencia de archivos de naturaleza nacional, regional, normalmente exclusivamente históricos, en los que no existen cambios en las series, porque lo único que hacen es conservar la documentación de instituciones desaparecidas. En los archivos municipales, al continuar existiendo los ayuntamientos, siempre existen transferencias e ingresos.

Otra función importante que realiza el archivo municipal es servir no sólo de archivo de la institución municipal, sino también de archivo de la ciudad de Xàtiva. Esto significa que debe preocuparse también de la evolución de otras instituciones que dan vida política, social, económica, cultural, festiva, musical, religiosa o de otra indole, en la ciudad de Xàtiva. Dios recoger el babero, el palpitar vital de los chativenses que se reúnen para hacer política –en partidos políticos-; asociaciones que se preocupan de la economía -asociaciones empresariales, empresas, sindicatos-; promoción de la cultura -asociaciones culturales-; ocupación festiva –fallas, fiestas callejeras, etc.–; promoción de la música -sociedades musicales, grupos musicales, etc.-; manifestaciones religiosas -iglesias, cofradías, etc.- y procurar que el testimonio de sus actividades -de aquellas asociaciones que no disponen de locales en condiciones- quede conservado y custodiado en las dependencias del archivo municipal, para que los ciudadanos , estudiosos e investigadores, puedan consultar los documentos que hayan producido durante su vida.

Esto ya lo hacemos desde el ayuntamiento de Xàtiva, que ha aceptado, en calidad de donación (en propiedad o en depósito) o compra, varios fondos, que en archivística se denominan Fondos Incorporados:

• – El Fondo Sarthou (Carlos y Lidia Sarthou)
• – El Fondo del Río de Santos.
• – El Fondo de la Plaza de Toros de Xàtiva.
• – El Fondo de la Hermandad Sindical de Labradores y Ganaderos de Xàtiva.
• – El Fondo del Círculo Mercantil.
• – El Fondo de la Unión Taquigráfica Valenciana.
• – El Fondo de la empresa COACXA (Cooperativa Agrícola Comarcal Xàtiva).
• – El Fondo del Distrito Notarial de Xàtiva.
• – El Fondo del Círculo de Obreros Católicos de Xàtiva.
• – El Fondo Joaquín Lemos.
• – El Fondo de la Hermandad de Cofradías de Xàtiva.
• – El Fondo Ripalda.
• – El Fondo de la Oficina Comarcal de Xàtiva de Rehabilitación de Viviendas.
• – El Fondo de la Mancomunidad de Municipios La Costera-Canal.
• – El Fondo fotográfico Patiño.
• – El Fondo José López Sellés.
• – El Fondo González Baldoví.

Todos ellos debidamente catalogados y/o inventariados o en fase de catalogación y/o inventariación. Por otra parte, no sólo existen fondos privados colectivos; también disponemos de documentos donados por personas a título individual, que también se integran en sus secciones y series correspondientes.